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Anpassen von Symbolleisten

Die Standardsymbolleiste enthält (fast) alles, was Sie bei der täglichen Arbeit benötigen. Im Einzelfall stellen Sie vielleicht fest, daß Sie einen Befehl des Hauptmenüs so oft benützen, daß es Ihnen lieber wäre, ihn in einer Symbolleiste verfügbar zu haben.

Für meinen Geschmack wäre der Menüpunkt HM/Druckbereich festlegen eine echte Bereicherung.

So geht es:
HM/Extras/Anpassen/Befehle: Sie klicken unter "Kategorien" auf "Datei"
unter "Befehle" gehen Sie hinunter bis "Druckbereich festlegen"
klicken Sie "Druckbereich festlegen" mit der liMT an und halten Sie die Maustaste fest: es erscheint ein + am Mauszeiger, der (wie immer in Windows) anzeigt, daß etwas kopiert werden kann, und zwar der Befehl in die Symbolleiste
ziehen Sie also "Druckbereich festlegen" mit gedrückter liMT in die Standard-Symbolleiste, am besten rechts neben das Symbol "Drucken".
Dort bleibt es, wenn Sie die Maustaste loslassen
Schließen Sie den Dialog "Anpassen"

Unliebsame Symbole können Sie aus einer Symbolleiste entfernen, indem Sie es bei gedrückter Alt-Taste mit der Maus in den Tabellenbereich ziehen.

EXCEL-Philosophie vs. Bedingte Formatierung

Im Modul 1 der NK-Abrechnung haben Sie bereits den Trick kennengelernt, zum direkten Vergleich von Daten eine Spalte mit der Differenz anzulegen, da es für das Auge einfacher ist, in einer Spalte mit Nullen einen Wert ungleich Null zu sehen.

Noch übersichtlicher wird es mit der bedingten Formatierung, bei der die Formatierung abhängig von Zellwerten definiert werden kann. Klassisches Beispiel ist die Darstellung negativer Zahlen mit roter Schrift.

So geht es:
Markieren der zu formatierenden Zellen
HM/Format/Bedingte Formatierung
Zellwert ist...
größer oder gleich...
0
liMT: Format/Muster: gelb OK
liMT: Hinzufügen
Zellwert ist...
kleiner als...
0
liMT: Format/Muster: gelb
liMT: Format/Schrift/Farbe: rot OK
OK

Entfernen können Sie auch diese Formate mit HM/Bearbeiten/Löschen/Formate

Es gibt zwei weitere Möglichkeiten, Daten hervorzuheben: mit dem Format "Buchhaltung" werden Nullen als "-" dargestellt, so daß Werte ungleich Null als Zahlen hervorstechen. Zuletzt kann die Anzeige von Werten mit der WENN-Funktion unterdrückt werden: Angenommen, Sie haben in C3 bis C5 die Werte 100, 0 und 20 stehen, dann geben Sie in D3 die Formel ein
=WENN(C3<>0;C3;"")
und kopieren sie nach unten bis D5. In D3 und D5 werden die Zahlen angezeigt, während D4 leer ist.

Fenster fixieren

Bei der Eingabe größeren Tabellen rutscht mitunter die Beschriftung der Spalten/Zeilen aus dem sichtbaren Bereich. Um das zu vermeiden, läßt sich das Fenster, oder genauer, die Beschriftung fixieren. Sie klicken dazu die linke, obere Zelle des verschiebbaren Bereichs an und dann HM/Fenster/Fenster fixieren. Alles, was links oder über der angeklickten Zelle ist, bleibt dann stehen. Die Fixierung läßt sich mit dem gleichen Menüpunkt wieder aufheben, nur heißt er dann logischerweise: HM/Fenster/Fixierung aufheben.

Fenster anordnen

Mehrere Datein in EXCEL lassen sich beliebig in der Größe verändern und herumschieben. Eine kleine Hilfestellung bietet EXCEL durch HM/Fenster/Anordnen: bei horizontal z.B. stellt EXCEL die Datein in gleich großer Höhe und maximaler Breite übereinander dar.
Bei diesem Menüpunkt gibt es keine Funktion zum rückgängig Machen, denn Sie behalten weiterhin die volle Kontrolle über die einzelnen Dateifenster.

Suchen (und ersetzen)

Die Suche wird über HM/Bearbeiten/Suchen oder die Tastenkombination Strg+F (wie find) angestoßen. Letztlich sind sowohl Suchen als auch Ersetzen im gleichen Dialog untergebracht, so daß es genügt, sich eine der beiden Tastenkombinationen zu merken.
Im Dialog unter "Suchen" geben Sie unter "Suchen nach" die gewünschten Daten ein. Wenn keine weiteren Optionen sichtbar sind, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche: dann läßt sich u.a. beeinflussen, ob Sie etwa in Formeln oder aber den errechneten Werten suchen.

Ein unter "Suchen" eingegebener Wert wird automatisch übernommen, wenn Sie auf "Ersetzen" klicken. Hier wird an den Fundstellen der gesuchte durch den hier eingegebenen Wert ersetzt.

Letzteres kann recht hilfreich sein, wenn Sie aufwendig erstellte Formeln in einem Rutsch an eine neue Datei anpassen möchten.

Pivot-Tabellen

stellen eine handliche Funktion zur Auswertung von Daten dar. Ein sehr hilfreicher Text zum Thema findet sich im Internet bei der Uni Dortmund unter www.hrz.uni-dortmund.de/S1/download/skripte/s3/excel/Pivottabellen_in_Excel.pdf.

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